Formulare

Formulare bilden eine besonders wichtige Schnittstelle zwischen Nutzenden und den angebundenen Prozessen. Daten werden in Prozessen über die Formulare erhoben. In einem Prozess können mehrere Formulare verwendet werden. Die auf der Plattform zur Verfügung gestellten Formulare sollen leicht verständlich gestaltet und die Anzahl der abgefragten Informationen im Sinne der Datensparsamkeit so gering wie möglich gehalten werden. Auf optionale Abfragen soll weitestgehend verzichtet werden. Die Digitalisierung der Anträge soll keine bloße Abbildung der Papierformulare sein.

Erheben Sie nur notwendige Daten

• Gründe, Daten abzufragen
  Rechtlich vorgeschrieben; Notwendig für den Prozess

• Keine Gründe, Daten abzufragen
  Wurde im Papierformular abgefragt; Könnte nützlich sein; Keine Rechtsgrundlage

Zum Aufbau von Formularen können die vorhandenen Module nach Bedarf kombiniert und gruppiert werden. Die Formulare können über den Formulardesigner des Serviceportals gestaltet werden. Dazu muss lediglich die Desktop-Ansicht modelliert werden. Die Plattform stellt automatisch die Tablet- und Smartphone-Ansicht zur Verfügung.

Fragen Sie keine E-Mail-Adressen ab. E-Mail-Kommunikation ist nicht sicher. Behörden können mit Antragstellenden sicher über das Servicekonto kommunizieren.

Achtung: Derzeit ist es im Standardfall nicht möglich, dass Behörden nach Prozessabschluss eine Nachricht an den Antragstellenden schicken. Grund dafür ist, dass als Absender per Default das Serviceportal allgemein angezeigt wird, und nicht der Nutzername des jeweiligen Antragstellenden. Dies können Sie ändern, indem Sie Ihren Prozess so modellieren, dass der Antrag in das Behördenkonto mit dem Absenderkonto des Antragstellenden gesendet wird. In der Regel muss die große Nachricht mit allen Nachweisen zeitnah gelöscht werden. Senden Sie eine zweite Nachricht für die Kommunikation zum Antragstellenden. Dann kann die Behörde auf die Nachricht antworten.